【完全ガイド】仕事を辞める言い方の基本マナーと円満退職のコツ｜例文付きで解説

2025 11/30

2025.11.30

仕事を辞めたいと思った時、最も悩むのが「どのように退職を伝えるか」ではないでしょうか。退職の切り出し方によって、その後の人間関係や転職活動にも大きな影響を与える可能性があります。適切なタイミングで、相手への配慮を忘れずに退職の意思を伝えることができれば、円満に退職することができるでしょう。

本記事では、退職を決めた時から実際に退職するまでの流れを詳しく解説します。退職を伝える基本的なマナーから、上司に切り出すベストなタイミング、具体的な言い方の例文まで、実践的な内容をまとめました。初めて退職を経験する方でも安心して進められるよう、シーン別の対応方法も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

1. 仕事を辞めると決めたら、まず知っておきたい伝え方の基本

仕事を辞める決断をした際には、特に「どのように伝えるか」が鍵となります。スムーズで円満な退職を実現するためには、適切な伝え方とともに敬意を持ったアプローチが求められます。以下では、退職を伝える際の基本的なポイントを解説します。

初めに伝えるべきは感謝の気持ち

退職を決意したら、まずは感謝の意を表すことが大切です。これまでの経験や支えに対する感謝を伝えることで、上司や同僚との関係を円滑に保つことができます。たとえば、「〇〇さんには、これまでの仕事を通じて多くのことを学ばせていただき、本当に感謝しています」といった表現が最適です。

退職意向は明確に伝える

退職の意向を示す際には、はっきりとした言葉を選ぶことが重要です。「辞めたいと思います」というような不確かな表現ではなく、「退職したい」と明言することで、相手に自分の意志を正確に伝えることができます。これにより、上司も次のステップを進めやすくなります。

正直な退職理由を考える

退職理由については、ポジティブな内容を選ぶことが、スムーズな退職につながります。たとえば、新しいスキルを学ぶためや別の分野に挑戦したいという理由は、理解を得やすいです。また、ネガティブな要因（給与や仕事内容への不満など）は避け、前向きな言い回しを心掛けましょう。事情がある場合でも、詳しく掘り下げすぎず、自分自身に合った理由を考えて伝えることが大切です。

退職までのスケジュールを提示

退職の意向を伝えた後は、退職までの具体的なスケジュールを示すことが不可欠です。希望する退職日を明確にし、その日までの業務の引き継ぎや進捗状況を説明することで、相手に対する配慮を示すことができます。たとえば、「私の最終出社日は〇月〇日を予定しており、その日までに現在のプロジェクトをしっかり引き継ぐつもりです」と表現するのが良いでしょう。

面談の進め方

退職の意思を伝える際は、できるだけ対面でのコミュニケーションを心がけましょう。その際には、上司のスケジュールを確認し、事前に面談の約束を取ることが重要です。可能であれば、個室での面談を設けることで、リラックスした雰囲気の中でお互いの気持ちをスムーズに伝えやすくなります。

退職を伝えることに不安を感じる方も多いですが、誠実な気持ちで心を込めて伝えることで、より円満な退職を実現することが可能になります。

2. 上司に退職を切り出すベストなタイミングと準備のコツ

退職を伝える際、タイミングは非常に重要です。適切なタイミングを選ぶことで、円満な退職が実現する可能性が高まります。ここでは、退職を切り出すベストなタイミングと、それに向けた準備のコツを紹介します。

最適なタイミングの見極め

退職の申し出は、一般的に 退職希望日の1ヶ月から2ヶ月前 がベストとされています。この期間を利用することで、会社側に十分な引き継ぎの時間を与えることができ、円滑な退社が可能になります。

具体的なポイント:
– 繁忙期を避ける: 大型プロジェクトや繁忙期に退職の意思を伝えることは避けるべきです。この時期は上司も忙しく、話を聞く余裕がなくなります。
– 上司が落ち着いている時期を選ぶ: 各スケジュールや季節を考慮し、上司が静かな時期を見計らって申し出ると良いでしょう。

準備すべきこと

退職を切り出す前に、しっかりと準備を進めることが大切です。以下の点に気を付けてみましょう。

退職理由の整理: なぜ退職したいのか、自分の考えを明確にすることが必要です。感情的な理由ではなく、建設的な理由を用意しましょう。
– 例: 「スキルを身につけたい」「新たな挑戦を求めている」
退職後のプランの準備: 自身の退職がもたらす影響を考慮し、どうやって穴を埋めていくかの具体的なプランを用意しておくと、上司の不安を軽減できます。
引き継ぎ計画の考案: 退職後の引き継ぎに関する具体的なアイディアを持つことで、円満な退職を進める手助けとなります。
申し出のタイミングを考える: 上司が業務にゆとりのある日や、少しでも心の余裕があるタイミングを選ぶことが重要です。

言葉の選び方

退職を伝える最初の一言はとても大切です。「突然のご報告で申し訳ありません」といったお詫びの言葉から始めると、より真摯な印象を与えることができます。その後、しっかりとした意思を持った退職の意向を伝えることが重要です。

退職の意思を直球で表明しつつも、相手への配慮を忘れずに。上司としても驚きや戸惑いがあるかもしれませんが、事務的にならないように心がけることで、良好な関係を保ったまま退職する可能性が高まります。

このように、退職を切り出すタイミングと準備をしっかりと行うことで、スムーズに退職手続きを進めることができます。

3. 【シーン別】退職の言い方・具体的な例文集

退職を伝える際には、状況や相手に合わせた適切な表現を選ぶことが大変重要です。ここでは、さまざまなシーンで使える具体的な例文をまとめていますので、自分の言葉にカスタマイズして活用してください。

口頭での退職の切り出し方

口頭で退職の意思を伝える場合は、穏やかな雰囲気を作ることが鍵です。以下の例文を参考にし、上司とのスムーズなコミュニケーションを図りましょう。

例文1: アポイントを取る

「〇〇さん、お忙しいところ申し訳ありませんが、今後のことについてお話ししたいことがあります。お手すきの際にお時間をいただけますでしょうか？」
例文2: 退職の意向を伝える

「本日はお時間をいただきありがとうございます。突然のご報告になりますが、私〇〇は〇〇の理由で退職を検討しています。これまでのご指導に心より感謝申し上げます。」

メールでの退職通知

上司が多忙で直接お話しできない場合、メールできちんと意向を伝えることが大切です。こちらの例文を参考にしてください。

例文3: アポイントをメールで取る

件名：今後に関するご相談
本文：〇〇部長
お疲れ様です。〇〇（氏名）です。
今後のことについてお話ししたい内容があります。お忙しいところ恐縮ですが、〇〇部長のご都合をお聞かせいただけますでしょうか？
例文4: 退職理由をメールで通知する

件名：退職についてのご報告
本文：〇〇部長
お疲れ様です。〇〇（氏名）です。
突然のご連絡になりますが、家庭の事情により退職させていただきたいと思っております。これまでのご支援に心より感謝いたします。

リモートワーク時の退職の伝え方

リモートワークの環境では、メールやオンラインツールを使って退職の意向を伝えることになりますが、可能であれば直接話せる機会を持つのが理想です。

例文5: オンラインでの退職報告

「〇〇さん、少しお時間いただけますか？リモートでの連絡になりますが、退職についてお話ししたいことがあります。」

状況別の退職理由の例文

退職理由は多岐にわたりますが、誠実さを持って伝えることが重要です。以下にいくつかの具体例を挙げます。

キャリアアップの場合

「新たな挑戦として、自身のスキルを伸ばすために異なる分野での仕事に挑戦したいと考えています。」
家庭問題が理由の場合

「私事で恐縮ですが、家庭の状況を考慮し、働き方を見直さざるを得なくなりました。これまでのご支援に心より感謝申し上げます。」
健康上の理由の場合

「最近の健康状態を踏まえ、更なる療養に専念するため退職を希望しています。皆様にはご迷惑をおかけし、申し訳ありません。」
職場環境が理由の場合

「自身の働き方を見つめ直す中で、一度退職を決意しました。これは私の成長に向けた第一歩だと感じています。」

これらの例文を元に、自分の思いをしっかりと伝えられるよう心掛けましょう。状況に合わせた適切な言葉を選び、円滑に退職手続きが行えるように努めることが大切です。

4. 円満退職できる退職理由の伝え方とNG例

円満に退職するためには、退職理由を適切に伝えることが重要です。ここでは、円満退職を達成するための退職理由の伝え方と避けるべきNG例を詳しく解説します。

ポジティブな退職理由の伝え方

退職理由は、できる限りポジティブに表現することが求められます。以下のポイントを意識することで、上司や同僚も納得しやすくなります。

前向きな意図を明確に：「次のステップに進むための経験を求めている」といった形で、未来に対する意欲をしっかり伝えましょう。
感謝の意を表する：「これまでの経験を大変感謝しているので、新しい挑戦が必要だ」と伝えることで、良好な関係を保ちやすくなります。
具体的な背景を説明する：例えば、「専門技術の向上を図りたい」といった具体的な理由を述べると、相手の理解が得られやすくなります。

具体例

「将来のキャリアを見据え、新たなチャレンジの場を探して退職を決意しました。」
「新しいスキルを身につけるための学びの機会を追求しています。」

NGな退職理由の例と注意点

一方で、以下のようなネガティブな言い回しや不満を強調するのは避けるべきです。これらは上司との関係を悪化させる可能性があります。

愚痴や批判的な表現：「上司の指示に従えなかったから」といった言い回しは控えるべきです。
不明瞭な理由：「なんとなく辞めたい」という言葉では、説得力に欠けます。
他社比較を持ち出す：「他社の待遇が良いため」といった比較は避けた方が無難です。

具体的なNG例

「職場に気に入らないメンバーがいて、続けることができません。」
「給料が低いため辞めたいです。」
「業務が過度で持ちこたえられないので退職します。」

伝え方の工夫

退職理由を前向きに伝えることだけでなく、そのアプローチやタイミングにも注意が必要です。円満な退職を目指す上で気をつけたいポイントは以下の通りです。

適切なタイミングを選ぶ：会社の繁忙な時期を避けることで、上司も余裕を持って話を聞いてくれるでしょう。
事前にアポイントを取る：急に話をするのではなく、「お時間をいただけますか」と前もって伝えることも大切です。
軽い口調を避け、真剣に伝える：退職の話は重要な事ですので、軽いノリで持ち出すのは避けるべきです。

円満に退職することは、今後のキャリアにとっても大きなメリットがあります。適切な理由と丁寧な伝え方を心掛け、良好な関係を維持しつつ次のステップへ進んでいきましょう。

5. 退職を伝える前後で気をつけるべきマナーと注意点

退職を伝える際は、ただ意志を伝えるだけではなく、その後の対応においても十分な配慮が必要です。ここでは、マナーや注意点に焦点を当てて解説します。

退職を伝える際のマナー

事前の準備: 退職の意思を伝える前に、自分の退職理由や今後の計画を整理しておくことが大切です。また、業務の進捗状況や引き継ぎ資料も用意しておくと、より円満に退職できるでしょう。
直接伝える: 退職の意思を伝える際は、できるだけ対面で話すことが望ましいです。リモートワークが増えつつありますが、直接伝えることで誠実さが伝わります。もし対面が難しい場合でも、電話を選択しましょう。
感謝の意を示す: 退職を伝える際には、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。特に、お世話になった上司や同僚には、感謝の言葉を持って接することが大切です。

退職後のマナー

業務の引き継ぎ: 退職を決めたら、業務の整理や引き継ぎはしっかりと行いましょう。後任者がスムーズに業務を行えるように、必要な情報を文書化して伝えることが求められます。
社内挨拶: 退職の際は、同僚や関係者への挨拶を忘れずに行いましょう。直接の挨拶が難しい場合は、挨拶メールを送ることも重要です。
貸与物の返却: 企業から貸与されている機器や文書は必ず返却し、必要に応じて初期化や整理を行っておきましょう。これにより、企業との関係を良好に保つことができます。

その他の注意点

社内の噂に注意: 退職の意志を伝える前に、周囲に漏らさないようにしましょう。うわさが広がると、職場の雰囲気が悪化する恐れがあります。
引き止めの際の対応: もし上司に引き止められた際は、感謝の気持ちを先に伝え、自分の意志をしっかりと示すことが大切です。引き止める理由が待遇改善や条件変更の場合、慎重に判断するようにしましょう。
法律を理解する: 退職後の手続きや義務についての法律も理解しておく必要があります。特に競業避止義務については、自分の業務内容に応じて確認しておきましょう。

以上の点を押さえておけば、円満な退職につながることが期待できます。適切なマナーを持って行動することで、これまでの人間関係を大切にしつつ、次のステップへと進むことができるでしょう。

まとめ

退職の際は、上司や同僚との良好な関係を維持しつつ、自身のキャリアにつなげていくことが重要です。退職の意思を伝える際は、感謝の気持ちを伝えつつ、前向きな退職理由を適切に説明することが望ましいでしょう。また、退職の手続きにおいても、マナーを守り、業務の引き継ぎや社内挨拶を丁寧に行うことで、円満な退職を実現できます。このように、退職に際しては、上司や会社との関係を大切にしながら、自身のキャリアアップにもつなげていくことが重要です。